Pour déplacer tous vos e-mails de plus d’un an vers un fichier de données distinct dans Microsoft Outlook, vous pouvez utiliser la fonction d’archivage automatique ou archiver vos e-mails manuellement. Voici les étapes à suivre pour les deux méthodes :
Utilisation de l’archivage automatique
- Ouvrir Outlook :
- Lancez Microsoft Outlook sur votre ordinateur.
- Accéder aux paramètres d’archivage automatique :
- Allez dans l’ onglet Fichier .
- Cliquez sur Options .
- Dans la boîte de dialogue Options Outlook, cliquez sur Avancé .
- Dans la section AutoArchive , cliquez sur Paramètres d’archivage automatique .
- Configurer l’archivage automatique :
- Dans la boîte de dialogue AutoArchive, cochez la case Exécuter AutoArchive tous les x jours et définissez la fréquence souhaitée.
- Cochez la case « Demander avant l’exécution d’AutoArchive » si vous souhaitez recevoir une notification avant l’exécution d’AutoArchive.
- Cochez la case « Supprimer les éléments expirés (dossiers de messagerie uniquement) » si vous souhaitez supprimer les éléments expirés.
- Cochez la case « Archiver ou supprimer les anciens éléments » .
- Spécifiez la période (par exemple, 12 mois ) pour déterminer quels éléments sont suffisamment anciens pour être archivés.
- Choisissez l’emplacement des éléments archivés en cliquant sur Parcourir et en sélectionnant un chemin d’accès pour le nouveau fichier de données (PST).
- Appliquer l’archivage automatique :
- Cliquez sur OK pour enregistrer les paramètres et fermer les boîtes de dialogue.
Archiver manuellement les courriels
- Ouvrir Outlook :
- Lancez Microsoft Outlook sur votre ordinateur.
- Accéder aux paramètres d’archivage :
- Allez dans l’ onglet Fichier .
- Cliquez sur Info .
- Cliquez sur Outils puis sélectionnez Nettoyer les anciens éléments .
- Configurer les paramètres d’archivage :
- Dans la boîte de dialogue Archiver, sélectionnez Archiver ce dossier et tous les sous-dossiers .
- Choisissez le dossier que vous souhaitez archiver (par exemple, Boîte de réception ).
- Sélectionnez les éléments d’archive antérieurs à la date indiquée. Définissez cette date à un an avant aujourd’hui.
- Choisissez l’emplacement du fichier d’archive en cliquant sur Parcourir et en sélectionnant un chemin pour le nouveau fichier de données (PST).
- Démarrer l’archivage :
- Cliquez sur OK pour démarrer le processus d’archivage.
Conseils supplémentaires
- Créer un nouveau fichier de données : Si vous préférez, vous pouvez créer un nouveau fichier de données spécifiquement pour l’archivage :
- Allez dans l’ onglet Fichier .
- Cliquez sur Paramètres du compte , puis à nouveau sur Paramètres du compte .
- Accédez à l’ onglet Fichiers de données .
- Cliquez sur Ajouter pour créer un nouveau fichier de données Outlook (PST).
- Déplacement manuel des e-mails : Si vous préférez déplacer manuellement les e-mails plutôt que d’utiliser la fonction d’archivage automatique ou d’archivage :
- Créez un nouveau fichier PST (comme décrit ci-dessus).
- Glissez-déposez les courriels datant de plus d’un an dans le nouveau fichier PST.
Ces étapes devraient vous aider à gérer et à déplacer efficacement les courriels datant de plus d’un an vers un fichier de données distinct dans Outlook.